BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Vi søger en ny kollega til et vikariat ved vores kirke- & kirkegårdskontor i Sankt Nikolai Sogn, da en af vores nuværende kollegaer i løbet af november går på orlov i en længere periode.
Stillingen er i vikarperioden opnormeret til 37 timer pr. uge, men kan efter ønske fra ansøger tilpasses mellem 34 – 37 timer pr. uge. Tiltrædelse vil være senest pr. 1. november 2023, og vi forventer for nuværende en varighed på minimum 12 måneder.
Vi er et stort, aktivt og levende by-sogn i Holbæk, som ud over Sankt Nikolai kirke også omfatter tre store kirkegårde, Margrethekapellet med over 370 kirkelige handlinger årligt, samt Sortebrødre Klostret og sognets store sognehus, som er ramme om sognets mange forskellige aktiviteter.
Kirke- og kirkegårdskontoret er det centrale omdrejningspunkt for de fleste administrative opgaver og støttefunktioner i forbindelse med bl.a. driften af kirkegårdene, bookninger af lokaliteter og personale til de mange kirkelige handlinger og sognet mange aktiviteter. Alt sammen opgaver som løses i samarbejde med menighedsrådsmedlemmer, frivillige og ikke mindst vores mange dygtige og engagerede kollegaer. Det er derfor vigtigt, at du formår at kommunikere og samarbejde med alle kirkens forskelligartede faggrupper og ansatte.
Dine opgaver
Som vores nye teamkollega vil dine opgaver blive tilpasset i takt med din løbende oplæring, men vil indledningsvis bl.a. omfatte:
- Koordinering og bookning af faciliteter og personale til bl.a. bisættelser/begravelser, vielser og dåb, samt kirkens øvrige aktiviteter i kalendersystemet ChurchDesk.
- Håndtering af henvendelser fra kunder, pårørende, bedemænd, kollegaer mf. til kirke- & kirkegårdskontoret.
- Håndtering af urner fra krematoriet - herunder udlevering af urner til pårørende.
- Koordinering af kundesager vedrørende kirkegårdene (fx gravstedsopgaver) til kirkegårdens gartnerne.
- Kommunikation med pårørende og koordination af urnenedsættelser og gravstedsudtagelser.
- Bistå ved lettere sagsbehandling og debitor opgaver vedrørende kirkegårdene.
- Praktiske og administrative opgaver til støtte for ledelsen, kollegaer og menighedsrådet.
Vi ønsker os
en udadvendt og samarbejdsorienteret kollega med erfaring inden for varierende administrative funktioner, kundekontakt og gerne suppleret med erfaring inden for lettere bogføring.
- Du har kendskab til eller interesse for det kirkelige arbejde og se dig selv som del af de værdier, der kendetegner kirken.
- Du nyder at sætte dig ind i nye arbejdsgange, nye opgaver og nye systemer - og ser netop dette som en af dine stærke sider.
- Du har overblik, evner kundeservice og koordinering af interne personaleressourcer.
- Du er naturligvis ansvarlig, fleksibel og mødestabil og du værdsætter samarbejde, men kan også holde fokus på de prioriterede og egne opgaver.
- Du ser dig selv som en person, der med empati evner mødet med borgere i livet forskellige faser, kollegaer, frivillige og samarbejdspartnere med meget varierende faglige fokusområder.
- Dine faglige kompetencer er baseret på uddannelser og/eller en god portion erhvervserfaring inden for fx kontor og administration, sekretariatsfunktioner, debitorhåndtering, ressourcekoordinator e.l.
- Da vi også arbejder en del med kirkens hjemmeside, sociale medier og andre kommunikationsopgaver, vil det være skønt, hvis du også har erfaringer på sådanne områder.
- Du har styr på at arbejde med almindelige MS-office programmer.
- Hvis du tilmed har erfaring med folkekirkens oftest anvendte systemer som fx ChurchDesk og Brandsoft, vil det naturligvis være en fordel.
Vi kan tilbyde:
- En spændende og varieret hverdag på jobbet, der veksler mellem koordinationsopgaver, kundekontakt, lettede sagsbehandling, debitoropgaver, kommunikations- og supportopgaver samt praktisk og administrative ad hoc-opgaver.
- Du vil få daglig kontakt med vores mange forskellige kollegaer, men også perioder hvor fokus er rettet mod pårørende, bedemænd og kunder, eller fordybning i de administrative opgaver der skal håndteres efter fastlagte terminer.
- Indledende og løbende oplæring i vores forskellige systemer, arbejdsgange og opgaver.
- Mulighed for flekstid i samråd med dine kollegaer på kontoret under hensyn til vores åbningstider, servicering af vores kunder og kollegaer samt opretholdes af vores fælles ønske om at levere kvalitet.
- Løn og ansættelsesforhold efter overenskomst.
Ansættelsen sker ved Sankt Nikolai Sogn 4300 Holbæk. Dit arbejdssted vil være ved vores kirke- og kirkegårdskontor, men også med deltagelse i bl.a. møder på sognet andre adresser i Holbæk.
Ansættelsen vil være omfattet af Fællesoverenskomsten indgået mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisation – Det Statslige Område (OAO-S Fællesoverenskomsten) og Organisationsaftalen indgået mellem Finansministeriet og HK/Stat for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK), samt protokollat til organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (folkekirken). Aftalerne kan ses på www.folkekirkenspersonale.dk.
Ansøgere forventes indplaceret i løngruppe 2 sats I eller II. Der kan efter omstændighederne indgås aftale om indplacering i løngruppe 3. I løngruppe 2 udgør årslønnen på sats I 298.089 kr., mens årslønnen på sats II udgør 319.181 kr. I løngruppe 3 udgør årslønnen på sats I 336.376 kr., mens sat II udgør 360.077 kr.
Menighedsrådets forslag til lønniveau er 319.181 kr. pr. år ved ansættelse på 37 timer plus pension efter overenskomst (15%). Der kan efter omstændighederne indgås aftale om kvalifikations- og/eller funktionstillæg. Løn samt eventuelle tillæg kvoteres i overensstemmelse med stillingens ansættelsesbrøk.
Alle beløb er angivet i nutidskoner pr. 1. oktober 2023 efter ansættelsesbrøk 37/37.
Ansøgningen med relevante bilag skal ske via ansøgningsfunktionen Quick Apply via jobopslaget på Jobindex (Kontorassistent til Kirke- og kirkegårdskontoret | Jobannonce | Jobindex) senest den 15. september 2023.
Der afholdes ansættelsessamtaler i uge 38 med evt. 2. samtale runde i starten af uge 39. Der forventes indhentet referencer i forlængelse af ansættelsessamtaler efter forudgående aftale med ansøger.
For yderligere information er du velkommen til at kontakte administrativ leder Henrik Gravesen på telefon 4230099/mail hbg@km.dk, eller vores kirkegårdsleder Brian Nowak-Voigt på telefon 23449401.
Ved generelle spørgsmål om sognet eller menighedsrådet som arbejdsgiver kan henvendelse også rettes til menighedsrådets formand og kontaktperson Bjarne Fritzbøger på telefon 61776129.
Du kan læse mere om Sankt Nikolai sogn på www.holbaekkirke.dk.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Holbæk Kommune
-Virksomheden tilbyder:
-Arbejdsgiver:
HOLBÆK KIRKEGÅRDE - KIRKEGÅRDSKONTORET, Anders Larsensvej, 4300 Holbæk
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 15-09-2023; - ansøgningsfristen er overskredet
Ved skriftlig henvendelse: https://www.jobindex.dk/jobannonce/489672/kontorassistent-til-kirke-og-kirkegaardskontoret
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5899363